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Insights Release Planning arturiano. Il successo di un gruppo

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26/01/2021

Articoli, Meetup

di Danilo Trapanese

Correva l’anno 1442, nel regno di Avalon andava in scena il 42° Gran Torneo Release Planning. Artù era in piedi sul suo palco, pronto a dare inizio ai giochi e a ricevere l’acclamazione del popolo. Erano presenti tutti i team al gran completo: Morgana, Parsifal, Lancillotto, Oberon, Camelot, Excalibur, Merlino, Glastonbury e Ginevra. Più di 80 guerrieri. Non siete improvvisamente finiti nel Medioevo. Facciamo un passo indietro.
Questa è la storia di un progetto, nato sotto il segno del ciclo arturiano, fatto di donne e uomini che ci hanno creduto sin da subito, ottenendo risultati oltre ogni più rosea previsione. A cadenza trimestrale si riuniscono per pianificare il lavoro dei successivi tre mesi. Affrontano e approfondiscono temi, epiche, funzionalità prioritarie e dal più alto valore di business possibile. Non vi spiegherò in questa sede come si crea un Release Planning o quali passi si devono seguire, ma condividerò eventi ed esperimenti che ci hanno permesso di crescere come gruppo e di ottenere sempre di più nel corso della due giorni condivisa.
Sì, perché il Release Planning dura due giorni intensi di lavoro, pieni di collaborazione e pregni di momenti che danno la carica per iniziare al meglio una nuova release. Due giorni che gettano le basi per mesi e mesi di lavoro, concentrati su obiettivi chiari, comuni e condivisi. Il contesto: 1 Agile Release Train, 9 Scrum Team, 80 professionisti, 5 anni di lavoro su un unico prodotto (dislocati su due sedi a 800km di distanza).

Gli ingredienti necessari per un Release Planning di successo

  • Management di alto livello presente
  • Un facilitatore dell’evento
  • Voglia di mettersi in discussione
  • La Board del Release Planning
  • Avere una sede appropriata e un buon catering

Management di alto livello

Per vincere le più grandi battaglie è fondamentale che siano presenti i più valorosi comandanti e cavalieri del regno. Per ottenere un piano di lavoro concreto, affidabile e accurato è imprescindibile che Top Manager, sponsor e stakeholder chiave siano presenti.
Trasmettere la Vision, il Business Context e la Strategy è la chiave per far sì che tutti vadano nella stessa direzione, verso gli stessi obiettivi. Nei 15 e passa Release Planning a cui ho partecipato, ho potuto vedere le differenze di valore generato alla fine della due giorni e sentire i diversi livelli di commitment e mood che il gruppo viveva.
Quando c’era una carenza di esponenti del management, il Release Planning produceva un piano senza rischi, non sfidante. «Anche se ci impegniamo di più non viene apprezzato», «forse questa release non gli interessa», «è come se fossimo abbandonati». Sono solo alcune delle frasi che ho sentito e che mi sono state dette. Il Release Planning non deve essere dato per scontato, gli stimoli non devono mai mancare, le persone con le loro professionalità devono essere coltivate costantemente. Un Release Planning di successo è avere un gruppo di successo.

Un facilitatore dell’evento

Affidarsi esclusivamente al fato o alla divina provvidenza è il preludio dell’insuccesso. Le battaglie sono tutte diverse, anche se si combattono sempre sullo stesso terreno e con gli stessi uomini, perché è il nemico che hai di fronte che cambia nel tempo. Il Release Planning è un evento che rientra nel campo del complesso, non sai mai cosa aspettarti. Sono tutti diversi l’uno dall’altro e non arrivare preparati non è un’opzione.
Nei primi 5-6 Release Planning è stata cruciale la presenza di un coach esperto che ci ha guidati con metodo. Ha tenuto stretti i ranghi del time box, facendoci continuamente riflettere sul perché di ciò che stavamo facendo. Questa sorta di Grande Fratello che osservava tutto ciò che facevamo, come lo facevamo e chi lo faceva, ci ha permesso di tenere la barra diritta e produrre quello che eravamo stati chiamati a fare.
Prendendo spunto dalle parole del filosofo tedesco Hans Georg Gadamer, la conoscenza è un bene che se diviso si moltiplica. Questo è ciò che è avvenuto quando i rudimenti, le tecniche di conduzione e le buone pratiche di come si prepara e conduce un Release Planning sono entrate a far parte del bagaglio dell’Release Train Engineer (RTE) e di tutto il gruppo di lavoro. Uscito di scena il coach, è poi passato il testimone all’RTE, che si è occupato di tutta la logistica necessaria a rendere grande questa due giorni.

Voglia di mettersi in discussione

Migliorare le proprie capacità combattive e irrobustire il proprio fisico sono alla base del processo per prepararsi ad affrontare le battaglie. Perseguire il miglioramento continuo è oramai un mantra per chi lavora con le metodologie agili.

Il giorno precedente all’inizio del Release, ci siamo riuniti tutti fisicamente insieme per la Retrospective di Release. Personalmente lo ritengo uno dei momenti di maggior valore. Ci siamo confrontati su cosa aveva funzionato e cosa no, se le azioni intraprese per la Release ormai conclusa avevano raggiunto i risultati sperati. Mettersi in discussione come ART, come team e come individui, permette di sperimentare idee e soluzioni sempre diverse.
Una buona pratica (personalmente sperimentata) che mi sento di condividere e consigliare è di far ruotare i Product Owner (PO) e gli Scrum Master (SM) tra i vari team ogni due/ tre Release. Svelo subito l’assassino perché non sono tutte rose e fiori. I PO e gli SM, quando cambiano team, devono trovare un nuovo equilibrio con lo scrum team e capire cosa del proprio bagaglio di esperienza mettere a disposizione. È una sfida non da poco. Di positivo c’è che questo processo porta ad una rapida maturazione di queste due figure chiave: i PO ampliano la conoscenza di molti domini e gli SM sviluppano e affinano le loro doti di facilitatore e coach.

La Board del Release Planning

Affrontare una guerra senza un piano di azione porta l’esercito a essere sconfitto battaglia dopo battaglia. Ne sa qualcosa il Gran Maestro dell’Ordine Teutonico Ulrich von Jungingen, che nel 1410 perse contro i polacco-lituani guidati dal re polacco Ladislao II, decretando l’inizio della fine dell’impero.

Arrivare preparati al giorno 1 del Release Planning sembra una cosa scontata: deve per forza essere così altrimenti il giocattolo si rompe. Eppure potrei raccontare di quella volta in cui il gruppo di PO del progetto di cui facevo parte si presentò con una readiness delle epiche praticamente nulla. Rasentava il 10%. Sapevamo cosa proporre ai team, ma non avevamo avuto il tempo di studiare, approfondire e parlare con gli stakeholder principali, con cui avremmo dovuto collaborare nell’immediato futuro. Sono ininfluenti gli episodi o le motivazioni che portarono a questo stato dell’arte, ma è essenziale capire come la forza del gruppo permise di superare questa grande difficoltà.

Esempio di una strategica ripresa
Solitamente durante la fase di team breakout, ogni PO va dai suoi team per mostrare le funzionalità che vorrebbe fossero implementate. Invece quella volta, di comune accordo, avevamo ritenuto necessario che tutti i componenti degli scrum team dessero il loro contributo nell’approfondire e spacchettare ogni singola epica presentata nella Product Vision. Si doveva partire da quelle di maggior valore e con priorità più alta.
La sessione di team breakout del primo giorno è durato 4 ore, scandita da un time box netto per ogni epica. Avevamo stabilito 25 minuti ad epica, una pausa di 10 minuti ogni due epiche e scomposto le 8 epiche principali in storie. Grazie al lavoro di squadra era stata così costruita e riempita la prima versione della board del Release Planning, che sarebbe stata in serata oggetto di valutazione da parte del Management per rifinirla e fare le opportune considerazioni. La presentazione, con le eventuali modifiche da proporre, era prevista la mattina del secondo giorno.

Avere una sede appropriata e un buon catering

«Gestire molti è come gestire pochi: basta curare l’organizzazione» – Sun Tzu
Le truppe in guerra hanno bisogno di essere rifocillate e messe in condizione di combattere nel pieno delle loro energie fisiche e mentali. Un Release Planning di successo passa anche dalla location in cui si terrà. Deve essere sufficientemente grande per dedicare ad ogni team uno spazio di lavoro, ma non troppo da creare dispersione e abbastanza comoda da raggiungere. Le giornate di lavoro iniziano dal momento in cui ci si incammina per raggiungere la sede di lavoro. Arredi opportuni e mirati al fabbisogno dell’evento, grandi pareti per gli information radiator, sedie comode e tavoli sufficientemente grandi per lavorare su fogli A1, connessione internet ultraveloce, piccole stanze a disposizione per gestire urgenze e criticità.
Offrire un adeguato ristoro lungo queste due giornate di intenso lavoro regala sollievo e giovamento al corpo e alla mente. Nella mia esperienza non è mai mancata l’attenzione su questo aspetto da parte dell’azienda e i grandi risultati raggiunti in questi eventi sono stati sicuramente influenzati dalla buona cucina. Mangiare insieme era l’occasione per approfondire la conoscenza delle persone dietro la vesti del professionista, rinsaldava i rapporti e permetteva alle persone di chiarire dinamiche interpersonali e lavorative. Non sottovalutate per nessun motivo l’aspetto umano di questo evento. Attraverso l’essere umano si raggiungono traguardi che nemmeno si riescono ad immaginare.
La chiave di un Release Planning di successo è avere un gruppo di successo.